Falsche Personalbesetzungen bedeuten in einem Unternehmen umsonst bezahltes Geld und im Ernstfall auch Ressourcenknappheit. Deshalb minimieren Unternehmen ihre Risiken gerne mit einem umfangreichen Auswahlverfahren. Was für Arbeitssuchende wie ein Schreckgespenst klingt, ist mit der richtigen Vorbereitung jedoch leicht und gut bewältigbar.
Einen neuen Mitarbeiter einzustellen heißt für Unternehmen, ihn umfangreich und gut einzuarbeiten. Selbst wenn jemand seit mehreren Jahren in einer leitenden Position tätig war, laufen firmeninterne Prozesse – selbst innerhalb der gleichen Branche – unterschiedlich ab. Diese Einarbeitungszeit geht meist über mehrere Wochen oder sogar Monate und in dieser Zeit investiert das Unternehmen zunächst in den neuen Mitarbeiter ohne eine Produktivität zurückzuerhalten. In der IT-Branche beträgt diese Zeitspanne sogar ein Vielfaches. Kristallisiert sich dann heraus, dass der Bewerber nicht zum Unternehmen passt oder manche Anforderungen eher wenig bis gar nicht erfüllt, beginnt die Suche von vorne.
1. Was ist ein Assessment Center überhaupt?
Je höher die zu besetzende Position oder die speziellen Aufgaben eines neuen Mitarbeiters sind, desto mehr persönliche und berufliche Anforderungen sind gewünscht. Zuerst definieren Unternehmen die Anforderungen und erstellen daraus eine sogenannte Anforderungsmatrix. Aus dieser ergeben sich die wesentlichen Voraussetzungen, die ein Bewerber erfüllen muss und das steht schlussendlich in der Stellenausschreibung.
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In einem ersten Schritt wird ein Vorselektieren durch die Personalabteilung durchgeführt. Wer als Jobsuchender ein Stelleninserat aufmerksam liest, packt die gewünschten Voraussetzungen in die Bewerbung. Personaler wissen allerdings auch, dass Papier erstens geduldig und sich zweitens beruflich weniger Erfahrung durchaus mit einem Mehr an Engagement ausgleichen lassen.
An dieser Stelle ein Tipp von uns: wenn Sie ein Inserat entdecken, in welchem eine Berufserfahrung von mindestens zehn Jahren gefragt ist, Sie jedoch nur über die Hälfte verfügen – bewerben Sie sich unbedingt trotzdem, wenn Sie alles andere mitbringen und Ihre persönlichen Werte mit denen des Unternehmens übereinstimmen!
Nach der Vorauswahl werden die geeignetsten Kandidaten für die zu besetzende Stelle zu einem Auswahlverfahren eingeladen. Das kann für eine Position im mittleren Management durchaus mehrtägig sein und die Absolvierung einzelner Tests bedeuten. Aber auch Online Assesmentcenter sind möglich und in diesen sitzen Sie zwischen einer und drei Stunden am PC. Große Handelsketten praktizieren diese Online Tests beispielsweise für Filialleiter.
Kurz zusammengefasst geht es bei einem Assessment Center also darum, den geeignetsten Mitarbeiter für die ausgeschriebene Position zu finden und das so treffsicher wie möglich.
2. Ein paar typische Assessment-Instrumente
Intelligenztest
Bei dieser Leistungsüberprüfung geht es nicht darum, dass Sie den genormten Gesamttest absolvieren. Es werden eher die relevanten Aufgaben für die zu besetzenden Stelle herausgenommen und den Kandidaten vorgelegt. Angenommen Sie bewerben sich für eine Stelle als Kaufmännischer Leiter oder Steuerberater. Hier wird vorausgesetzt, dass Sie Zahlenverständnis mitbringen und das soll mit dem spezifischen Teil des Intelligenztests überprüft werden. Ähnliches gibt es für sprachliches Verständnis, räumliches Denkvermögen oder das Erkennen von zusammenhängen. Sofern Sie mit der Branche vertraut sind und Ihre Fähigkeiten nicht völlig überschätzen, bestehen Sie den Test ohne Probleme.
Selbstpräsentation
Viele werden nervös, wenn es darum geht sich selbst zu präsentieren. In gewissen Positionen wird jedoch verlangt, dass solche Reden souverän gemeistert werden. Wer sich schwer damit tut, sich selbst kurz vorzustellen wird kaum das Unternehmen präsentieren oder Investoren überzeugen können. Diese Übung wird in zwei Varianten durchgeführt. Zum einen kann sie spontan und ohne Vorwarnung im Rahmen einer Vorstellungsrunde gemacht werden. Zum anderen wird den Teilnehmern Zeit für eine Vorbereitung eingeräumt und eine bestimmte Zeitspanne für die Präsentation vorgesehen. Zweitere kann durchaus herausfordernd sein, wenn in drei Minuten Redezeit eine Fülle von Informationen untergebracht werden soll. Wie die Übung gewichtet wird, hängt sehr stark von der zu besetzenden Stelle ab. Vom Vorstandsmitglied einer Aktiengesellschaft wird sicher mehr Eloquenz verlangt als vom Abteilungsleiter in einem mittelständischen Unternehmen.
Leistungstest
Diese simulieren den Arbeitsalltag und sollen überprüfen, wie die Kandidaten mit individuellen Anforderungen umgehen können. Gerne wird darin ein Chaos eingebaut. Es geht deshalb weniger darum, die gestellte Aufgabe komplett zu lösen, sondern bestimmte „Stolperfallen“ in wichtig/unwichtig bzw. dringend/verschiebbar zu gewichten.
Am Beispiel der Postkorb-Übung: Produktpräsentation, Meeting oder sogar eine Geschäftsreise werden vorverlegt. Nur sind noch viele andere Dinge unerledigt oder in der Vorbereitung zwingend nötig, um die Aufgabe erledigen zu können. Dazu kommt ein Anruf der Ehefrau, dass das Auto abgeschleppt wurde und die Tochter schreibt ein WhatsApp, dass sie das Studium hinwirft. Die Postkorb-Übung ist meist bewusst so ausgelegt, dass es ein Ding der Unmöglichkeit ist, sie zu lösen. Nicht abschätzbar ist außerdem, wie sie bewertet wird; sprich: was wollen die Personalverantwortlichen herausfinden. Konkret am Beispiel der Ehefrau, kann zum einen die Fürsorge des Bewerbers überprüft werden und zum anderen aber auch, ob er das Privatleben völlig hintenanstellt.
Gruppendiskussionen
Diese ist beliebt um soziale Kompetenzen der Bewerber zu erkennen. An dieser Stelle hängt es jedoch wiederum davon ab, ob es um das Durchsetzen von Positionen geht oder das individuelle Eingehen auf das Gegenüber. Denkbar sind auch Rollenspiele oder simulierte Gespräche wie etwa eine Kündigung oder der Anruf eines wütenden Kunden.
3. Wie läuft ein typisches Auswahlverfahren ab?
Haben Sie mit Ihren Bewerbungsunterlagen überzeugt, werden Sie entweder persönlich oder schriftlich darüber informiert, dass es ein weiteres Verfahren gibt. In der Regel haben Sie ausreichend Zeit für eventuelle Vorbereitungen. Gerade wenn es ein mehrtätiges Auswahlverfahren in einer anderen Stadt ist. Damit Unternehmen planen können, ist in dieser Einladung auch eine Frist für die Rückantwort vorgesehen. Normalerweise schicken Firmen einen kurzen Ablaufplan mit und Sie erfahren erste Details. Womit Sie allerdings nicht rechnen können, ist eine genaue Auflistung der einzelnen Übungen.
Danach geht es darum, die Anreise zu planen. Ratsam ist es, bereits am Vorabend anzureisen, um nicht wegen Verkehrsbehinderungen gleich am ersten Tag zu spät zu erscheinen. Außerdem sind Sie ausgeruht und können sich in Ruhe auf das Verfahren vorbereiten.
Am Beginn wird das Verfahren vorgestellt sowie auch die teilnehmenden Personen. Das können zum einen verantwortliche Mitarbeiter des Unternehmens selbst sein, mit denen Sie im Fall einer Einstellung direkt zusammenarbeiten, aber auch Personalabteilung oder externe Beobachter. Denkbar sind in diesem Fall auch Firmenpräsentationen mit Führungen oder gemeinsame Mittagessen in der Kantine. Selbst zwanglose und auf den ersten Blick wenig relevante Abläufe können durchaus Bestandteil sein, um etwas über die Bewerber herauszufinden.
Nach Absolvierung eines mehr oder weniger langen Auswahlverfahrens finden Interviews statt, bei dem auch Feedback mitgeteilt wird. Falls sich dabei herausstellt, dass Sie es für diese Stelle nicht in die nächste Runde geschafft haben, ist das noch kein Grund, sich von einer weniger guten Seite zu zeigen. In Konzernen beispielsweise wird stets nach Talenten gesucht und möglicherweise fiel die Entscheidung, dass Sie in einer anderen Position die Idealbesetzung sind. Viele Firmen schreiben offene Stellen nämlich gar nicht öffentlich aus.
Findet ein Online Auswahlverfahren statt, bekommen Sie zu den betreffenden Seiten alle notwendigen Zugangslinks sowie eine genau Beschreibung mitgeliefert. Innerhalb einer gewissen Frist können Sie nun selbst entscheiden, wann Sie sich den Tests stellen.
4. Wie kann man sich darauf vorbereiten?
Dass umfangreiche Auswahlverfahren stattfinden, wird in der Regel im Stelleninserat weggelassen, weil es potentielle Bewerber abschreckt. Ob eines vorgesehen ist, erfahren Sie also erst, wenn Ihre Bewerbungsunterlagen überzeugt haben.
Der erste Schritt besteht in der Entscheidung selbst, sich für eine Stelle überhaupt zu bewerben. Je besser Sie sich mit dem Unternehmen und der offenen Stelle identifizieren können, desto selbstsicherer sind Sie. Einfluss hat das bereits beim Verfassen der Bewerbung selbst. Ob ein Motivationsschreiben lieblos formuliert ist oder der Kandidat im Unternehmen seinen Traumarbeitgeber sieht, lässt sich durchaus herauslesen.
Sind Sie nun zu einem Auswahlverfahren eingeladen, besteht weder ein Grund zur Nervosität noch dazu, sich ein komplett neues Outfit zu kaufen und schon gar nicht dazu, eine völlig andere Persönlichkeit zu werden als die Sie sind. Am leichtesten absolvieren Sie ein Auswahlverfahren dadurch, dass Sie sich so zeigen wie Sie sind. Wenn dazu kleinere Schwächen gehören, ist das durchaus in Ordnung. Unternehmen wollen wissen, wer hinter dem Bewerbungsfoto steckt und Menschlichkeit ist dabei ein wesentlicher Faktor. Wer meint, dass er sich verstellen muss, um die Stelle zu bekommen, hat spätestens ein Problem, wenn er länger in dieser Firma arbeitet. Auf Dauer gelingt es niemandem, sich gänzlich anders zu geben als er ist.
Zu Intelligenztests finden Sie im Internet eine Reihe von Seiten auf denen Sie üben können. Praktisch sind solche, die am Ende ein Profil mit den Stärken und Schwächen erstellen. Dadurch erkennen Sie auf den ersten Blick, wo Handlungsbedarf besteht und können die fehlenden Kenntnisse auffrischen. Entspannungsübungen sind ein weiterer Faktor, die Sie trainieren können. Gerade Leistungsüberprüfungen und Intelligenztests sind so gestaltet, dass sie nicht zur Gänze erledigt werden können. Sinn und Zweck dessen ist, die Stressresistenz und Verhalten der Bewerber zu testen.
Selbstpräsentationen können Sie ebenfalls trainieren. Entweder Sie üben vor dem Spiegel oder bitten gute Freunde oder Familienmitglieder um Hilfe. Achten Sie jedoch darauf, dass es sich um solche Personen handelt, die durchaus in der Lage sind Kritik zu äußern. Erstens ist es sinnvoll, wenn Sie mittels ehrlichem Feedback Schwächen erfahren und zweitens sehen Sie an dieser Stelle auch, wie gut Sie selbst mit Kritik umgehen können.
5. Warum führen Unternehmen Assessment Center durch?
Wie bereits eingangs erwähnt, gehen falsche Personalentscheidungen mit hohen Kosten einher. Mit einer methodisch kontrollierten Vorgehensweise lassen sich Risiken auf beiden Seiten minimieren. Schließlich möchten Sie sich ja auch nicht für eine Arbeitsstelle entscheiden, bei der Sie nach wenigen Tagen merken, dass Sie diese nicht ausfüllt. Zudem stellen aus systematische Auswahlverfahren ein Instrument von Personalplanung und Entwicklung dar. Möglicherweise denken Unternehmen bereits mehrere Schritte weiter und sehen den idealen Kandidaten einer Position bereits schon auf der nächsten Stufe der Karriereleiter. Naturgemäß sind langjährige Mitarbeiter, die mit den Strukturen eines Unternehmens bereits vertraut sind, für verantwortungsvolle Positionen besser geeignet als Quereinsteiger.
Zuletzt bedeutet es auch Verantwortung. Verantwortung gegenüber den Unternehmenszahlen und zugleich den Mitarbeitern selbst. Wenn Personaler erkennen, dass ein Bewerber nicht geeignet ist und sie ihn trotzdem einstellen, führt das auch zu Frustration auf Seiten des Mitarbeiters. In einem Feedbackgespräch kann das erörtert werden und eine persönliche Weiterentwicklung ist trotz Absage möglich.
Sehen Sie ein Auswahlverfahren als Chance – auch wenn den angestrebten Job letztendlich ein anderer bekommt. Sie haben auf der einen Seite viel für eventuell andere Verfahren gelernt und auf der anderen Seite neue Kontakte geknüpft. Schließlich kann es durchaus sein, dass ein externer Beobachter für einen anderen Kunden genau so jemanden wie Sie sucht.